Szczególną moc dowodową w postępowaniu o nadanie obywatelstwa polskiego mają urzędowe dokumenty zagraniczne, takie jak m.in. akty urodzenia, małżeństwa, obywatelstwa czy służby wojskowej. Stanowią one dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Tym samym okoliczności potwierdzone takimi dokumentami należy uznać za udowodnione i nie ma potrzeby potwierdzania ich w inny sposób.
Czym jest apostille i kto może ją wystawić?
Dokumenty wydane za granicą, które zamierzamy wykorzystać w procesie potwierdzenia obywatelstwa polskiego, powinny być opatrzone klauzulą Apostille. Co ona oznacza? Klauzula apostille potwierdza pochodzenie dokumentu z odpowiedniego urzędu, tj. zawiera autentyczny podpis i pieczęcie. Apostille nie odnosi się jednak do treści dokumentu. Apostille wydawana jest przez właściwy urząd kraju, z którego pochodzi dokument, np. w Polsce (i wielu innych krajach) przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
W jakich krajach dostępna jest apostille?
Należy podkreślić, że ta forma uwierzytelniania dokumentów, jaką jest klauzula apostille, będąca w istocie znacznie uproszczoną procedurą, jest dostępna wyłącznie dla państw będących stronami Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 roku. Konwencja Haska obowiązuje Polskę od 14 sierpnia 2005 roku. Obecnie sygnatariuszami Konwencji Haskiej jest ponad 110 państw, których lista dostępna jest na oficjalnej stronie HCCH - Hague Conference on Private International Law: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41.
Czym jest procedura legalizacji?
Dokumenty urzędowe pochodzące z krajów, które nie są sygnatariuszami Konwencji Haskiej, podlegają procedurze legalizacji, gdy jest ona wymagana. Legalizacja dokumentu urzędowego jest procesem bardziej skomplikowanym, gdyż dokument musi zostać zweryfikowany przez co najmniej dwa podmioty: właściwy organ państwa, w którym dokument został sporządzony, a następnie przez placówkę dyplomatyczną lub urząd konsularny państwa, w którym dokument ma zostać wykorzystany. Przykładowo więc, dokumenty przeznaczone do wykorzystania w procesie potwierdzenia obywatelstwa polskiego powinny zostać zalegalizowane przez polskiego konsula w państwie, z którego dokument pochodzi.
Dokumenty i ich wykorzystanie w Unii Europejskiej
Warto również wspomnieć, że od 16 lutego 2019 r. dokumenty dotyczące m.in. stanu cywilnego osoby wydane w państwie członkowskim Unii Europejskiej będą mogły być wykorzystywane w innych państwach członkowskich bez konieczności legalizacji lub opatrywania ich klauzulą Apostille.
Wpływ na to miało wejście w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (rozporządzenie 2016/1191).
Apostille z Wielkiej Brytanii
Apostille ze Stanów Zjednoczonych
